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Informativa sulla Privacy per i dipendenti Compass Group – Compass Group Italia
    Informativa sulla Privacy per i dipendenti Compass Group
    1. Introduzione

    Compass Group Italia S.p.A., con sede legale in Via Angelo Scarsellini 14 a Milano (“Compass” o “noi”) rispetta i diritti sulla privacy dei propri dipendenti e si impegna a gestire le informazioni personali in modo responsabile e in conformità alla legge applicabile. Abbiamo preparato questa Informativa sulla privacy per spiegare come raccogliamo, condividiamo e utilizziamo le tue informazioni personali in relazione al tuo rapporto di lavoro e i diritti che hai su tali dati personali.

    Quando diciamo “Compass”, “Gruppo Compass”, “noi” in questa Informativa, intendiamo la tua azienda, ovvero la Società con cui hai un contratto di lavoro. Questo documento non fa parte del contratto di lavoro e potremo aggiornarlo di volta in volta.

    1. Quali informazioni personali vengono raccolte da Compass e perché?

    Come parte del tuo rapporto di lavoro con Compass, raccoglieremo dati personali su di te sin dall’inizio del processo di selezione, durante il colloquio di lavoro e nel corso del rapporto di lavoro. Tali dati personali ci potranno essere forniti da te o da terze parti autorizzate, ad es. un’agenzia di collocamento, dal tuo responsabile o da autorità pubbliche.

    I tipi di informazioni che ti chiediamo di fornire e i motivi per cui ti chiediamo di darci tali dati sono:

    Tipi di dati personali Perchè li raccogliamo
    Dati identificativi – come nome, stato civile, numero identificativo dipendente, indirizzo e-mail aziendale, indirizzo commerciale, rete fissa aziendale, cittadinanza, nazionalità, stato del visto, passaporto e altri dati documenti di identità, data e luogo di nascita, genere, numero di tessera sanitaria, codice fiscale, informazioni sanitarie, assicurative e informazioni sul piano pensionistico, referenze, curriculum vitae, curriculum professionale, modulo di richiesta di assunzione Per stabilire e gestire il nostro rapporto di lavoro e fornirti un supporto adeguato a tutelare la tua salute e sicurezza
    Dettagli di contatto – come indirizzo di casa, numero di telefono e indirizzo e-mail Per comunicare direttamente con te e fornire supporto diretto
    Dettagli di referenze di esperienze precedenti (sia orali che scritti) – come le date di qualsiasi precedente impiego, ruolo ricoperto o stipendio Per eseguire i necessari controlli del background giuridico come parte del processo di assunzione
    Informazioni relative al lavoro – come posizione, inquadramento, tipo di rapporto di lavoro, livello, mansione, tipo di orario (a tempo pieno o part-time e percentuale), contratto di lavoro, sede di lavoro, dipartimento, posizione, ruoli di supporto, data di inizio e fine, esperienze pregresse (tra cui cronologia delle posizioni ricoperte, cronologia dei titoli, date effettive e pacchetti retributivi passati), dettagli dei corsi di formazione effettuati, (inclusi file di registrazione delle modifiche dei dati da parte delle risorse umane) e motivo della cessazione o del cambiamento, corrispondenza e-mail e altra documentazione relativa ai progetti in cui si è coinvolti, inviti di calendario a riunioni / eventi e partecipazione, verbali di riunione. Per consentirci di amministrare il nostro personale
    Dettagli personali dei dipendenti – come parenti prossimi, numero di persone a carico, nome di persone a carico, numero di telefono, indirizzo di casa e indirizzo e-mail, dettagli di contatto di emergenza Per consentirci di amministrare determinati benefici sanitari e fiscali
    Dati su retribuzione e indennità, bonus una tantum, incentivi, retribuzione variabile, rimborsi e compensi per le prestazioni assicurative (comprese le informazioni su di te e le persone a carico che forniamo all’assicuratore), il periodo di lavoro (settimanale / mensile / ecc.), i fondi pensioni, il conto correnti bancario Per consentirci di amministrare e corrisponderti la retribuzione
    Informazioni sulla valutazione delle prestazioni – come performance review, informazioni su procedimenti disciplinari e provvedimenti disciplinari, dettagli sulla valutazione anche da parte del Gruppo Per valutare l’idoneità per la promozione o altre posizioni e per prendere decisioni per i premi
    Informazioni sulle assenze per malattia o infortunio Per adempiere alle normative in materia di salute e sicurezza e supportare il nostro personale
    Dati organizzativi – compresi dati identificativi dei sistemi IT, le allocazioni dei centri di costo. Consentire di svolgere il proprio lavoro e consentirci di identificare e risolvere i problemi nei nostri sistemi IT
    Strumenti di comunicazione – inclusi numeri di telefoni cellulari, indirizzi e-mail, indirizzi di messaggistica istantanea Per consentirci di contattarti direttamente e consentirti di contattare gli altri nell’ambito del tuo lavoro
    Informazioni finanziarie – come i dettagli del conto bancario e le informazioni fiscali Per effettuare pagamenti o concordare il pagamento da parte di terzi
    Documenti di identità – come passaporti, carte di identità Per assisterti nella prenotazione di Viaggi e fornirti lettere di invito

     

     

    1. Come e perché utilizziamo i tuoi dati personali?

    Come indicato sopra, raccogliamo e utilizziamo le tue informazioni personali per una serie di motivi legati al tuo impiego. Per chiarire questi aspetti, abbiamo elencato di seguito una serie di motivi per cui raccogliamo e utilizziamo questi dati insieme ad esempi di alcune delle informazioni personali utilizzate per ciascuno dei motivi:

    Come vengono utilizzate le tue informazioni personali
    Amministrare e corrispondere retribuzioni inclusi premi, bonus, indennità e altri incentivi applicabili che comportano il trattamento di dati identificativi (fare riferimento sopra per maggiori dettagli sui dati identificativi)
    Amministrare e fornire benefici applicabili e altre indennità connesse al lavoro, ad es. segnalazione o amministrazione di diritti (sgravi, congedi….) e utilizzo che comporta il trattamento di dati identificativi
    Amministrare il nostro personale ad es. gestire turni, programmi di lavoro e attività, riempire posti vacanti, fornire valutazioni sulle prestazioni, promozioni, gestire e monitorare viaggi d’affari, compiere e monitorare attività di formazione, gestire i talenti e lo sviluppo della carriera, gestire le ferie e fornire referenze
    Fornire sistemi e supporto IT per consentire a te e agli altri di svolgere il proprio lavoro, per consentire alla nostra Società di operare e per consentirci di identificare e risolvere i problemi nei nostri sistemi IT e di mantenere i nostri sistemi sicuri, il che comporta l’elaborazione di quasi tutte le categorie di dati personali
    Rispettare le leggi applicabili in materia di lavoro e i requisiti relativi all’occupazione insieme all’amministrazione di tali requisiti, come l’imposta sul reddito, le detrazioni assicurative nazionali e l’adempimento delle prescrizioni delle leggi sull’occupazione e sull’immigrazione che comportano il trattamento di dati identificativi
    Gestire le assunzioni, compresa la documentazione delle informazioni raccolte dai candidate ad un posto di lavoro come parte del processo di assunzione, la valutazione della rispettiva idoneità dei candidati, la decisione di assunzione e la definizione di uno stipendio e altre informazioni di base del contratto, numero di ore di lavoro e programma di lavoro , gestione degli obiettivi, compresa la definizione degli obiettivi e la misurazione del raggiungimento di tali obiettivi, la pianificazione della formazione, la ricerca di talenti in base alle qualifiche e alle prestazioni dei dipendenti, nonché la valutazione dei dipendenti per la loro qualifica per un determinato lavoro
    Monitorare e garantire l’osservanza delle politiche e procedure e delle leggi applicabili, incluso lo svolgimento di indagini interne, che comporta l’elaborazione, ad esempio, di dati identificativi e anche l’elaborazione in relazione a reati, elenco delle sanzioni delle Nazioni Unite e terrorismo come stabilito nella politica pertinente per paese pertinente, dati di contatto, informazioni sul proprio lavoro, retribuzione e benefici e compensazione del capitale proprio, prestazioni e informazioni disciplinari; informazioni sull’assenza e dati organizzativi
    Comunicare con te, altri dipendenti Compass e terze parti (come partner commerciali esistenti o potenziali, fornitori, clienti, consumatori finali o autorità) che comporta il trattamento di dati identificativi
    Comunicare con i contatti designati in caso di emergenza, il che che comporta il trattamento di dati identificativi
    Rispondere e soddisfare le richieste da parte dell’Autorità Garante o di altre autorità all’interno o all’esterno del proprio paese di origine, che comportano il trattamento di dati identificativi
    Osservare I principi economico – finanziari aziendali, inclusi i requisiti di audit (sia interni che esterni) e l’analisi e il controllo dei costi / budget che comportano il trattamento di dati identificativi
    Gestire e tenere aggiornati I certificati di carichi pendent e i casellari giudiziari, ove pertinenti e appropriati al tuo ruolo

     

    Oltre alla raccolta, elaborazione e utilizzo delle informazioni personali, Compass raccoglie, elabora e utilizza categorie speciali di informazioni personali su di te che descriviamo come “Informazioni personali sensibili”.

    Come vengono utilizzate le tue informazioni personali sensibili
    Dati relativi alla salute e a prestazioni mediche, come il numero di giorni di malattia ai fini del pagamento della retribuzione, la pianificazione dell’attività lavorativa e il rispetto degli obblighi legali; informazioni sugli infortuni sul lavoro a fini dell’indennizzo assicurativo, della tutela della sicurezza sul lavoro e rispetto degli obblighi legali (come gli obblighi di denuncia); informazioni sulla disabilità ai fini dell’accoglienza sul posto di lavoro e del rispetto degli obblighi di legge; informazioni sul congedo parentale ai fini della pianificazione del personale e del rispetto degli obblighi di legge, ai fini del pagamento dela retribuzione e del rispetto degli adempimenti di natura fiscale
    Appartenenza sindacale, ad esempio ai fini della gestione delle iscrizioni sindacali, indicazione ove necessaria delle RSA tramite buste paga e qualsiasi gestione di accordo di natura sindacale e alter informazioni per conformarsi alle leggi relative ai rappresentanti del personale e al diritto di sciopero
    Dati relativi alla provenienza geografica, come le informazioni contenute nel passaporto in merito alla cittadinanza e altra documentazione sul diritto al lavoro (permessi di soggiorno) e altre informazioni fornite volontariamente a Compass ai fini delle pari opportunità e delle iniziative sulla diversità
    1. Presupposti legali per la raccolta, il processo e l’utilizzo di dati personali

    Compass ha bisogno sia delle informazioni personali sia delle Informazioni personali sensibili per svolgere una varietà di attività legate al tuo rapporto di lavoro e al rispetto, da parte di Compass, degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro e dalla gestione delle nostre attività commerciali.

    Siamo tenuti a spiegarti I presupposti giuridici per la nostra raccolta, elaborazione e utilizzo delle tue informazioni personali e delle Informazioni personali sensibili. Per assicurarci di avere il quadro completo li abbiamo elencati tutte di seguito:

    Per la raccolta di dati personali, le nostre basi legali sono:

    • esecuzione del contratto di lavoro con te e gestione dei benefit accessori; conformità con gli obblighi di legge, in particolare in materia di diritto del lavoro e della previdenza sociale, salute e sicurezza sul lavoro, fiscal, protezione dei dati personali, materia societaria e nel rispetto degli adempimenti richiesti per l’iscrizione al Registro Imprese; interesse di Compass o altre terze parti (come partner commerciali esistenti o potenziali, fornitori, clienti, clienti finali o enti o tribunali o autorità in genere); il tuo consenso, ove appropriato e consentito dalla legge in materia di protezione dei dati; protezione di interesse per te o per un altro individuo; esecuzione di un compito svolto nell’interesse pubblico o nell’esercizio dell’autorità ricoperta in Compass

    Per la raccolta di Informazioni sensibili, le nostre basi legali sono:

    • consenso esplicito come consentito dalla legge sulla protezione dei dati; per adempiere agli obblighi e per esercitare i diritti specifici di Compass o tuoi durante l’esecuzione della prestazione lavorativa, nel rispetto della legge in materia di previdenza sociale e assicurativa e dei contratti collettivi; per proteggere I tuoi interessi o quelli di altre persone ove tu sia fisicamente o legalmente incapace di dare il consenso; per stabilire, esercitare o difendere la Società in caso di richiesta o di contenzioso del lavoro; per sostanziale interesse pubblico come consentito dalla legge sulla protezione dei dati; per la valutazione della capacità lavorativa del dipendente come consentito dalla legge sulla protezione dei dati.

    Quando parliamo di interessi legittimi di Compass o di terzi, questo può significare:

    • Implementazione e funzionamento di una struttura matriciale a livello di gruppo e condivisione di informazioni a livello di gruppo;
    • Diritto alla libertà di espressione o di informazione, anche nei media
    • Gestione delle relazioni con I clienti e altre forme di marketing;
    • Prevenzione di frodi, uso improprio dei sistemi aziendali IT o riciclaggio;
    • Gestione di un programma di denuncia interna (“whistleblowing”);
    • Sicurezza fisica, sicurezza informatica e di rete;
    • Performance finanziaria;
    • Conformità alle leggi;
    • Conformità ai contratti;
    • Investigazioni interne;
    • Potenziali acquisizioni e fusioni.
    1. Con chi Compass condivide i miei dati personali?

    Come sapete, facciamo parte del gruppo Compass, leader mondiale e diverse Società appartenenti al Gruppo sono coinvolte nell’elaborazione di dati personali. Per garantire che gli scopi di elaborazione possano essere completati, le informazioni personali possono essere condivise con altre Società all’interno del Gruppo Compass. Laddove condividiamo i dati in questo modo, tuttavia, è nostra politica limitare le categorie di persone che hanno accesso a tali informazioni personali.

    Compass può trasferire informazioni personali a terzi, anche a soggetti all’interno e all’esterno del Gruppo Compass situati in altri paesi in cui si trovano le Società del Gruppo Compass. Puoi esercitare i diritti a tua disposizione ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili, che nello Spazio economico europeo (“SEE”) sono i seguenti (diritti simili potrebbero essere disponibili in alcuni paesi al di fuori del SEE:

    • All’interno del Gruppo Compass. Poichè Compass è parte di un Gruppo più grande, che condivide in parte il management, le risorse umane, legali, di compliance, finanziarie e in materia di audit, Compass può trasferire le informazioni personali e I dati sensibili o altrimenti consentire l’accesso a tali dati e informazioni da parte di alter Società all’interno del Gruppo, che possono usare, trasferire e trattare I dati per I seguenti scopi: mantenere e miogliorare la gestione del personale; mantenere una vigilanza da parte della Casa madre; gestire I sistemi IT; monitorare e assicurare la conformità alle leggi, alle policy e alle procedure; rispondere alle richieste e ai reclami da parte dell’Autorità Garante o di altre autorità.
    • Comunicazione con terze parti. Se necessario in relazione alle operazioni commerciali, i dettagli di contatto di lavoro e i dettagli di contatto per comunicare possono essere trasferiti a partner commerciali, fornitori, clienti, consumatori finali o funzionari delle autorità e altre terze parti.
    • Autorità, Garante della Privacy e altre terze parti. Se necessario ai fini dei trattamenti sopra descritti, le informazioni personali possono essere trasferite ad autorità (ad es. Autorità fiscali e giudiziarie), consulenti esterni indipendenti (ad es. Legali, Revisori contabili), amministratori all’interno del Gruppo, compagnie assicurative, enti ispettivi ed autorità investigative (compresi consulenti esterni incaricati di condurre indagini interne)
    • Se l’attività di Compass per la quale lavori può essere venduta o trasferita in tutto o in parte (o si sta contemplando tale vendita o trasferimento), le tue informazioni personali potrebbero essere trasferite al nuovo datore di lavoro o al potenziale nuovo datore di lavoro come parte del trasferimento stesso o come parte di una revisione iniziale per tale trasferimento (ovvero due diligence), fatti salvi i diritti previsti dalla legge applicabile ove si trova il nuovo datore di lavoro o il potenziale nuovo datore di lavoro.
    • Responsabili del trattamento. Se necessario ai fini dei trattamenti sopra descritti, le informazioni personali possono essere condivise con una o più terze parti, per elaborarle secondo le istruzioni appropriate (“Responsabili del trattamento dei dati”). I Responsabili del trattamento dei dati possono eseguire istruzioni relative all’amministrazione del personale, al supporto del sistema IT, alle retribuzioni e ai compensi, alla formazione, alla conformità alle procedure e alla legge e saranno soggetti agli obblighi contrattuali di implementare misure di sicurezza tecniche e organizzative appropriate per salvaguardare le informazioni personali, e per elaborare le informazioni personali solo come indicato

    Alcuni dei destinatari con cui possiamo condividere informazioni personali e informazioni personali sensibili potrebbero trovarsi in paesi al di fuori dell’Europa.

    Se i destinatari si trovano in altri paesi senza un adeguato livello di protezione per questi dati, Compass prenderà tutte le misure necessarie per garantire che i trasferimenti fuori dal SEE siano adeguatamente protetti come richiesto dalla legge sulla protezione dei dati applicabile

    1. Per quanto tempo Compass conserva i miei dati personali?

    Le tue informazioni personali non saranno conservate in una forma che ti consenta di essere identificato per un periodo superiore a quello che è ragionevolmente ritenuto necessario da Compass per raggiungere gli scopi di elaborazione per i quali sono stati raccolti o elaborati o come stabilito nelle leggi applicabili relative ai dati periodi di conservazione.

    Le tue informazioni personali saranno comunque conservate per la durata del rapporto di lavoro e successivamente, purché sussistano obblighi di conservazione specifici (come ad esempio obblighi legali o fiscali o pensionistici) o potenziali reclami derivanti dal rapporto di lavoro.

    1. Trasferimenti internazionali di dati

    Le tue informazioni personali potrebbero essere trasferite ed elaborate in paesi diversi da quello in cui risiedi. In particolare, altre società del Gruppo Compass e i nostri fornitori di servizi, clienti e partner di terze parti operano in paesi di tutto il mondo. Ciò significa che quando raccogliamo le tue informazioni personali, possiamo elaborarle anche in un altro Paese.

    Tuttavia, abbiamo preso le opportune garanzie per richiedere che le tue informazioni personali rimangano protette in conformità con la presente Informativa sulla privacy e le leggi applicabili sulla protezione dei dati.

    1. Quali altri diritti ho riguardo alle mie informazioni personali?

    Hai una serie di diritti in relazione alle tue informazioni personali e alle Informazioni personali sensibili. Puoi esercitare i diritti a tua disposizione ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili, che nello Spazio economico europeo (“SEE”) sono i seguenti (diritti simili potrebbero essere disponibili in alcuni paesi al di fuori del SEE). Questi diritti possono differire per paese, ma possono essere riassunti in termini generali come segue

    1. Diritto di accesso. Hai il diritto di avere conferma da noi se i tuoi dati personali vengono elaborati e, in tal caso, di richiedere l’accesso a tali dati personali, comprese le categorie di dati personali trattati; lo scopo del trattamento; i destinatari o le categorie di destinatari; il periodo previsto per il quale verranno conservati i dati personali; o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; dove i dati personali non vengono raccolti da te; qualsiasi informazione disponibile sulla sua fonte e sull’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione. Dobbiamo tuttavia tenere conto degli interessi degli altri, quindi non si tratta di un diritto assoluto e se si desidera richiedere più di una copia, è possibile che vengano addebitati costi per coprire i costi amministrativi
    2. Diritto di rettifica. Hai il diritto di rettificare dati personali inesatti o incompleti che ti riguardano. In particolare, hai il diritto di completare i dati personali incompleti. Compass comunicherà qualsiasi rettifica dei dati personali a ciascun destinatario a cui i dati personali sono stati divulgati, a meno che ciò non si riveli impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato
    • Diritto alla cancellazione. Potresti avere il diritto di chiederci di cancellare i dati personali che ti riguardano. Compass comunicherà qualsiasi cancellazione dei dati personali a ciascun destinatario a cui i dati personali sono stati divulgati, a meno che ciò non si riveli impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato
    1. Diritto di limitazione del trattamento. In alcune circostanze, potresti avere il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali. Compass comunicherà qualsiasi limitazione dei dati personali a ciascun destinatario a cui i dati personali sono stati divulgati, a meno che ciò non si riveli impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato.
    2. Diritto alla portabilità. Potresti avere il diritto di ricevere dati personali che ti riguardano, che ci hai fornito, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e potresti avere il diritto di trasmettere tali dati a terzi.
    3. Diritto di opporsi e diritti relative ai processi decisionali automatici. In determinate circostanze potresti avere il diritto di opporti, per motivi relativi alla tua particolare situazione, in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali, inclusa la profilazione, se condotta da noi e potremmo essere tenuti a non elaborare più i tuoi dati personali. Ciò può includere la richiesta di intervento umano in relazione a una decisione automatizzata in modo da poter esprimere la propria opinione e contestare la decisione

    Per ciascuno di questi diritti, Compass punterà a fornirti le informazioni senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese dal ricevimento della richiesta. Questo periodo può essere prorogato di altri due mesi, se necessario, tenendo conto della complessità e del numero di richieste. In tal caso, il team delle risorse umane ti informerà di tale proroga entro un mese dal ricevimento della richiesta, unitamente ai motivi del ritardo. Inoltre, in caso di dubbi sulla tua identità, Compass potrebbe richiedere di fornire informazioni aggiuntive per confermare la tua identità, oltre a chiederti di specificare le informazioni o le attività di elaborazione a cui si riferisce la richiesta.

    Se si effettua una richiesta in formato elettronico, ci impegneremo a fornire le informazioni con mezzi elettronici, se non diversamente richiesto. Le informazioni saranno inoltre fornite gratuitamente a meno che le richieste non siano manifestamente infondate o eccessive; in tal caso Compass si riserva il diritto di addebitare un importo ragionevole per tener conto dei costi amministrativi.

    Se Compass non risponde alla tua richiesta, ti informeremo senza indebito ritardo e in ogni caso entro un mese dal ricevimento della richiesta in merito ai motivi della mancata azione e sui tuoi eventuali diritti. Per esercitare uno di questi diritti, ti preghiamo di contattarci come indicato nella Sezione 10.

    Compass si impegna a proteggere i dati personali dei nostri dipendenti assistendo le persone nell’esercizio dei loro diritti nel segnalare potenziali violazioni dei principi sulla privacy o nel presentare reclami, e si impegna inoltre a non discriminare le persone per averlo fatto.

    Hai anche il diritto di presentare un reclamo al Garante per la Privacy.

    1. Modifiche al presente avviso

    Compass, qualora decida di modificare sostanzialmente il modo in cui raccoglie o utilizza le tue informazioni personali, il tipo di informazioni personali che Compass raccoglie o qualsiasi altro aspetto di questa Informativa, i avviserà il più presto possibile emettendo un’Informativa rivista o prendendo altre iniziative in conformità alla legge applicabile.

    1. Chi posso contattare in caso di domande?

    Compass è il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali. In caso di dubbi o domande in merito alla presente Informativa o se si desidera esercitare i propri diritti come soggetto dei dati, si prega di contattare gdpr.Italy@compass-group.it o dpo@compass-group.it.